Η Γραμματεία του Τμήματος είναι αρμόδια για τα παρακάτω διοικητικά και φοιτητικά θέματα:
- Κατεύθυνση όλων των λειτουργιών που απαιτούνται για την εύρυθμη λειτουργία του Τμήματος με κατανομή των υπηρεσιακών καθηκόντων στους υπαλλήλους της Γραμματείας έτσι ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη δυνατή λειτουργία του Τμήματος.
- Χαρακτηρισμός εισερχομένων εγγράφων σε συνεργασία με τον Πρόεδρο του Τμήματος για το συλλογικό όργανο το οποίο θα επιληφθεί και κατάρτιση της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων των οργάνων του Τμήματος (Γ.Σ. & Γ.Σ.Ε.Σ).
- Τήρηση και σύνταξη πρακτικών των συνεδριάσεων της Γενικής Συνέλευσης, της Γενικής Συνέλευσης Ειδικής Σύνθεσης και των Οικείων Εκλεκτορικών Σωμάτων του Τμήματος.
- Προγραμματισμός προκηρύξεων θέσεων ΔΕΠ, ή για εξέλιξη υπηρετούντων μελών ΔΕΠ, κρίσεις για εκλογή, εξέλιξη, μονιμοποίηση υπηρετούντων μελών ΔΕΠ.
- Ενημέρωση των μελών ΔΕΠ, λοιπού προσωπικού του Τμήματος, των φοιτητών και του κοινού για νομικά, υπηρεσιακά, φοιτητικά και άλλα θέματα.
- Επικυρώσεις φωτοαντιγράφων πιστοποιητικών καθώς και θεωρήσεις γνησίου υπογραφής για τα μέλη του Τμήματος, φοιτητές και αποφοίτους.
- Στατιστικά στοιχεία μελών και φοιτητών του Τμήματος.
- Εγγραφές των νεοεισερχομένων φοιτητών/τριών.
- Τήρηση του αρχείου των φοιτητών/τριών, στο οποίο περιλαμβάνονται η βαθμολογία, στοιχεία σχετικά με τις υποτροφίες και τη χορήγηση διπλωμάτων.
- Σύνταξη καταστάσεων φοιτητών/τριών, σύμφωνα με τη δήλωση επιλογής εκ μέρους τους των μαθημάτων που αυτοί επιθυμούν να παρακολουθήσουν.
- Ενημέρωση των φοιτητών/τριών σχετικά με τα Ευρωπαϊκά Προγράμματα ανταλλαγής φοιτητών/τριών.
- Έκδοση πιστοποιητικών, τίτλων σπουδών.
- Διοργάνωση τελετών ορκωμοσίας των αποφοίτων του Τμήματος.
Η Γραμματεία βρίσκεται στον πρώτο όροφο (δίπλα στην Κοσμητεία) του Κτιρίου Εδρών της Πολυτεχνικής Σχολής ΑΠΘ. Η εξυπηρέτηση των φοιτητών/τριών γίνεται όλες τις εργάσιμες μέρες από 11:00 π.μ. έως 13:00 μ.μ.