«Η Σύγκλητος, όπως και όλα τα συλλογικά διοικητικά όργανα του Πανεπιστημίου, συνεδριάζει -σύμφωνα με τη νομοθεσία- με την παρουσία μόνο των μελών της. Οι σύλλογοι (εργαζομένων, φοιτητών, διδασκόντων), καθώς και όποια άλλη συλλογική οντότητα, ομάδα ή άτομο επιθυμoύν να ενημερώσουν τα μέλη της Συγκλήτου για κάποιο θέμα ή να θέσουν κάποιο αίτημα, μπορούν να στέλνουν το κείμενο/αίτημα που επιθυμούν στη διεύθυνση sigklitos@auth.gr ή να το καταθέτουν γραπτά στο Πρωτόκολλο του ΑΠΘ. Μπορούν επίσης να το παραδίδουν στο θυρωρείο του Κτιρίου Διοίκησης (ειδικά όταν το Πρωτόκολλο δεν λειτουργεί). Η Πρυτανεία θα δίνει στα μέλη της Συγκλήτου αντίγραφο όλων των κειμένων/αιτημάτων που κατατίθενται, ώστε να αποφασίζουν επί αυτών. Οι σύλλογοι, ομάδες ή άτομα που θέλουν να παρουσιάσουν προφορικά το θέμα τους στη Σύγκλητο μπορούν επίσης να καταθέτουν γραπτά ή ηλεκτρονικά το αίτημά τους (αναφέροντας τα στοιχεία του εκπροσώπου που θα μιλήσει και το θέμα, με σύντομη αιτιολόγηση της ανάγκης για προφορική παρουσίαση). Η Πρυτανεία θα θέτει υπόψη της Συγκλήτου όλα ανεξαιρέτως τα αιτήματα προφορικής παρουσίασης αμέσως μόλις υποβάλλονται και θα ενημερώνει τους ενδιαφερομένους για την έγκριση ή όχι του αιτήματός τους από τη Σύγκλητο.»