μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης
σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ) και του ν. 4624/2019
Στοιχεία υπεύθυνου επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας: Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ)
Στοιχεία υπεύθυνου: Μονάδα Ασφάλειας & Προστασίας map@auth.gr, Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, Πανεπιστημιούπολη, 54124 Θεσσαλονίκη
Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: data.protection@auth.gr
Σκοπός και νομική βάση επεξεργασίας
Στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ) έχουμε εγκαταστήσει σύστημα βιντεοεπιτήρησης και συλλέγουμε μέσω αυτών προσωπικά σας δεδομένα με σκοπό την προστασία της ζωής και της σωματικής ακεραιότητας σας και για την προστασία της ακίνητης και κινητής περιουσίας μας σύμφωνα με το καθήκον που μας έχει ανατεθεί με το άρθρο 225 του ν. 4957/2022. Στα πλαίσια του νόμου έχουμε δημιουργήσει Κέντρο Ελέγχου και Λήψης Σημάτων και Εικόνων (ΚΕΛΣΕ) που θα διαχειρίζεται το σύστημα αυτό.
Κτίρια εγκατάστασης καμερών και λειτουργία του συστήματος βιντεοεπιτήρησης
Έχουμε εγκαταστήσει τις κάμερες σε κτήρια που δεν υπάρχει επαρκής προστασία γιατί βρίσκονται σε χώρους εκτός της πανεπιστημιούπολης του ΑΠΘ, και ειδικότερα στα κτίρια του Σεισμολογικού Σταθμού, του Αγροκτήματος, των ΤΕΦΑΑ, της Δασολογίας στο Φοίνικα , της Κτηνιατρικής δυτικά της πόλης και των Εργαστηρίων της Πληροφορικής στην Καλαμαριά. Τα σημεία που καλύπτονται σε αυτά τα κτήρια περιλαμβάνουν τις εισόδους, την περίμετρο του κτιρίου, κλιμακοστάσια αλλά και κρίσιμες υποδομές, στις οποίες περιλαμβάνονται υποδομές πληροφορικής και επικοινωνιών, ηλεκτρομηχανολογικού εξοπλισμού, εργαστήρια και οι διάδρομοι προς αυτά.
Εντός του χώρου της πανεπιστημιούπολης ΑΠΘ, έχουμε εγκαταστήσει κάμερες μόνο σε σημεία που υπάρχουν πολύ κρίσιμες υποδομές πληροφορικής και επικοινωνιών και πειραματικών εργαστηρίων όπως στο κτίριο της Πρυτανείας, του Κέντρου Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και της Φυσικομαθηματικής Σχολής.
Οι εγκατεστημένες κάμερες είναι διπλού φακού (οπτικού και θερμικού) για την ελαχιστοποίηση της καταγραφής των προσωπικών δεδομένων και της ανίχνευσης συμβάντων και λειτουργούν ως εξής:
- Σε όλα τα σημεία εγκατάσταση καμερών θα είναι ενεργοποιημένο πάντα το θερμικό τμήμα για την ανίχνευση των συμβάντων λόγω της υψηλής αξιοπιστίας του και του χαμηλού ποσοστού ψευδών συναγερμών. Όταν μία κάμερα λειτουργεί μόνο με το θερμικό της τμήμα, δεν επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα.
- Βιντεοεπιτήρηση του οπτικού τμήματος θα υπάρχει καθ’ όλο το 24ωρο για τους εξωτερικούς μη εποπτευομένους χώρους των κτηρίων όπως, περιμετρικά του κτιρίου, το εξωτερικό κλιμακοστάσιο και την εξωτερική είσοδο καθώς και τις κρίσιμες υποδομές.
- Για τους εσωτερικούς χώρους των κτιρίων, όπως εσωτερικοί είσοδοι και τα εσωτερικά κλιμακοστάσια, η βιντεοεπιτήρηση του οπτικού τμήματος θα υπάρχει από τις 22.00-06.00 και θα λειτουργεί μόνο το θερμικό τμήμα. Σε περίπτωση όμως που υπάρξει κάποιο συμβάν και μόνο τότε, θα λειτουργεί και το οπτικό τμήμα στις υπόλοιπες ώρες.
- Για κάθε κάμερα, η καταγραφή βίντεο θα γίνεται σε περίπτωση συμβάντος. Τα συμβάντα, τα οποία θα ελέγχονται από το θερμικό τμήμα της κάμερας και θα ενεργοποιούν την οπτική καταγραφή, είναι:
- Line crossing στην περίμετρο του κτιρίου για τις κάμερες στην περίμετρο και στα εσωτερικά κλιμακοστάσια.
- Line crossing στο οπτικό πεδίο της κάμερας για τις κάμερες στα εξωτερικά κλιμακοστάσια και στις κρίσιμες υποδομές.
- Line crossing στις εισόδους των κτιρίων για τις κάμερες στις εισόδους.
- Ειδικά στα σημεία των κρίσιμων υποδομών η καταγραφή του οπτικού τμήματος της κάμερας θα υπάρχει καθ’ όλο το 24ωρο καθώς οι συγκεκριμένοι χώροι είναι χαμηλής επισκεψιμότητας πλην όμως κρίσιμοι για την λειτουργία του Πανεπιστημίου.
Σε όλα τα σημεία που είναι εγκατεστημένες κάμερες έχουμε τοποθετήσει τις προβλεπόμενες ενημερωτικές πινακίδες.
Κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων των δεδομένων
Συλλέγουμε μόνο δεδομένα εικόνας των εργαζομένων μας των φοιτητών και φοιτητριών μας, των επισκεπτών και συνεργατών που βρίσκονται νόμιμα στον επιτηρούμενο χώρο και εισέρχονται στην εμβέλεια των καμερών. Δεν επεξεργαζόμαστε δεδομένα ήχου ούτε βιομετρικά δεδομένα.
Χρόνος τήρησης δεδομένων και αποδέκτες
Τα δεδομένα που συλλέγουμε διατηρούνται για δεκατέσσερεις (14) ημέρες στο ΚΕΛΣΕ, και στη συνέχεια διαγράφονται. Αν κατά την διάρκεια αυτή διαπιστώσουμε κάποιο περιστατικό, απομονώνουμε τμήμα του βίντεο και το τηρούμε έως και έναν (1) μήνα ακόμα, με σκοπό τη διερεύνηση του περιστατικού και την έναρξη νομικών διαδικασιών, ενώ αν το περιστατικό αφορά τρίτον θα τηρήσουμε το βίντεο έως και τρεις (3) μήνες ακόμα. Μπορούμε να διατηρήσουμε περισσότερο διάστημα το υλικό αυτό αν κρίνουμε ότι είναι αναγκαίο για την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Δεν κοινοποιούμε ή διαβιβάζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους παρά μόνο στις Δικαστικές και Διωκτικές αρχές εφόσον τις ζητήσουν νόμιμα κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, ή στους εμπλεκόμενους σε μια αξιόποινη πράξη, όταν τα ζητούμενα δεδομένα ενδέχεται να αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία της πράξης.
Πρόσβαση στα δεδομένα βίντεο έχει η εταιρεία που της έχει ανατεθεί η λειτουργία του ΚΕΛΣΕ
Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που λαμβάνουμε
Λαμβάνουμε όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, για τη τήρηση της εμπιστευτικότητας, ακεραιότητας και διαθεσιμότητας των προσωπικών δεδομένων, μεταξύ των οποίων:
- η εξουσιοδοτημένη πρόσβαση του προσωπικού,
- η δέσμευση τήρησης της εμπιστευτικότητας,
- η σύμβαση επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων με την εταιρεία λειτουργίας του ΚΕΛΣΕ,
- η εγκατάσταση τείχους προστασίας (firewall),
- η κρυπτογράφηση δεδομένων κατά την μεταφορά από τις κάμερες στο καταγραφικό και κατά την αποθήκευση καθώς και κατά την ικανοποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης,
- τα ατομικά credentials access control με προσωπική κάρτα πρόσβασης για την είσοδο στο ΚΕΛΣΕ και με προσωπικό password για κάθε operator για την είσοδο στο software,
- η καταγραφή των προσβάσεων του προσωπικού τόσο στον χώρο του ΚΕΛΣΕ όσο και στο καταγραφικό,
- o ορισμός Υπεύθυνου Διαχείρισης του Συστήματος Βιντεοεπιτήρησης και Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων (DPO).
Τα δικαιώματα σας και η διαδικασία άσκησης τους
Για τα προσωπικά σας δεδομένα έχετε τα εξής δικαιώματα:
Δικαίωμα πρόσβασης: μπορείτε να ζητήσετε να μάθετε αν επεξεργαζόμαστε δεδομένα των εικόνων σας και εφόσον ισχύει, να λάβετε πληροφορίες για την επεξεργασία τους καθώς και αντίγραφο τους..
Δικαίωμα περιορισμού: μπορείτε να μας ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία των δεδομένων των εικόνων σας και εμείς μόνο θα τα διατηρήσουμε αποθηκευμένα και θα προβούμε σε επεξεργασία μόνο με τη συγκατάθεση σας ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων ή για την προστασία των δικαιωμάτων άλλου φυσικού ή νομικού προσώπου.
Δικαίωμα εναντίωσης: έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία. Δεν θα υποβάλλουμε πλέον τα προσωπικά σας δεδομένα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξουμε επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Δικαίωμα διαγραφής: μπορείτε να μας ζητήσετε να διαγράψουμε δεδομένα σας.
Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας υποβάλλοντας μας γραπτά το σχετικό αίτημά σας μέσω e-mail στη διεύθυνση map@auth.gr ή με έντυπη αίτηση στην ταχυδρομική διεύθυνση Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης. Πανεπιστημιούπολη 54124 Θεσσαλονίκη.
Σε περίπτωση που έχουμε εύλογες αμφιβολίες σχετικά με το περιεχόμενο της αίτησης σας ή την ταυτότητα σας, μπορεί να σας ζητήσουμε την παροχή πρόσθετων πληροφοριών.
Για να μπορέσουμε να ικανοποιήσουμε ένα αίτημά σας, είναι αναγκαίο να μας προσδιορίσετε με όση μεγαλύτερη ακρίβεια τον χώρο και το σημείο εγκατάστασης της κάμερας/καμερών, τον χρόνο που βρεθήκατε στην εμβέλεια των καμερών και να μας χορηγήσετε μια εικόνα σας, ώστε να μας διευκολύνει στον εντοπισμό σας στις εικόνες του βίντεο, εφόσον υπάρχουν και άλλα πρόσωπα και ο διαχωρισμός σας περιγραφικά δεν είναι εφικτός.
Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας
Αν πιστεύετε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα ή τα δικαιώματά σας παραβιάζονται μπορείτε να επικοινωνήσετε με την Υπεύθυνη Προστασίας Δεδομένων του ΑΠΘ στο email data.protection@auth.gr
Αν δεν λάβετε ικανοποιητικές απαντήσεις μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων μέσω της ιστοσελίδας https://www.dpa.gr/. Άλλα στοιχεία επικοινωνίας της Αρχής είναι: Κηφισίας 1-3, 115 23, Αθήνα, τηλ. 2106475600. 2106475600, contact@dpa.gr