Στην αρμοδιότητα του υπάγονται:

• Παραλαβή εισερχόμενης αλληλογραφίας, χαρακτηρισμός, καταχώριση και  ηλεκτρονική πρωτοκόλληση αυτής, μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων PAPYROS, καθώς και εσωτερική διανομή αντιγράφων στις αρμόδιες υπηρεσίες του  Α.Π.Θ.
• Διεκπεραίωση εξερχόμενης αλληλογραφίας και αποστολή της στους παραλήπτες, είτε μέσω του ταχυδρομείου, είτε και με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών, ταυτόχρονα. 
• Αναζήτηση και ανάκτηση εγγράφων, παρακολούθηση της ροής τους και ενημέρωση των υπηρεσιών του Α.Π.Θ. και των ενδιαφερόμενων πολιτών σχετικά με την εξέλιξή τους.
• Πρωτοκόλληση και διακίνηση εμπιστευτικών εγγράφων, καθώς και τήρηση του εμπιστευτικού αρχείου του Α.Π.Θ.
• Τηλεφωνική υποστήριξη των χρηστών πρωτοκόλλησης για ηλεκτρονική διακίνηση-διαχείριση εγγράφων και ροών εργασίας μέσω του  συστήματος ΣΗΔΕ PAPYROS Α.Π.Θ.
• Επικύρωση γνησίου υπογραφής
• Παραλαβή κάθε είδους δικογράφων, πρωτοκόλληση και προώθηση αυτών στα αρμόδια τμήματα του Α.Π.Θ.
• Αποτύπωση ανάγλυφης σφραγίδας σε πτυχία και σε διπλώματα του Α.Π.Θ.
• Διακίνηση συνολικής αλληλογραφίας του Α.Π.Θ. μέσω των υπηρεσιών του ταχυδρομείου και των θυρίδων αλληλογραφίας.